Hieronder vind je de 10 meest gestelde vragen van onze klanten en onze antwoorden. Staat jouw kennisbeheervraag er niet tussen? Neem dan contact op met ons en we zullen jou zo snel mogelijk antwoorden.
Vaak treedt er productiviteitsverlies op wanneer medewerkers taken moeten herhalen door gebrek aan gedeelde kennis. Of duren besluiten langer dan noodzakelijk door een gebrek aan toegankelijke informatie. Met effectief kennismanagement kun je de productiviteit binnen jouw organisatie daarom drastisch verhogen.
Cruciale informatie is dan snel toegankelijk en wordt consistent met alle betrokkenen. Dit voorkomt het verlies van waardevolle kennis en minimaliseert duplicatie van werk. Goed ingerichte kennismanagementsystemen zorgen bovendien voor betere besluitvorming en efficiënter gebruik van middelen, wat de productiviteit ten goede komt.
Kennismanagement richt je idealiter in door eerst de cruciale kennis binnen de organisatie te inventariseren. Vervolgens implementeer je een Electronic Document Management System (EMDS) waar deze informatie gemakkelijk toegankelijk is. Het opstellen van duidelijke workflows en standaarden voor het vastleggen en delen van kennis is hierbij essentieel. Daarnaast is het belangrijk dat kennisdeling actief wordt gestimuleerd door management, inclusief een ondersteunende cultuur en het beschikbaar stellen van praktische tools.
Veiligheid en compliance waarborg je door een combinatie van toegangscontrole, encryptie en versiebeheer. Toegangscontrole zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot (gevoelige) informatie. Encryptie beschermt gegevens tegen onbevoegde toegang. Versiebeheer helpt om te waarborgen dat alleen de meest actuele (en goedgekeurde!) informatie wordt gebruikt.
Met behulp van concurrent engineering voorkom je dat bijvoorbeeld tekeningen of documenten tegelijkertijd worden bewerkt op verschillende interfaces. Gebruikers worden geïnformeerd wanneer het wordt bewerkt door een ander en wanneer het document is uitgecheckt in het EDMS.
Aan de hand van claimmanagement beheren we alle documentatie en correspondentie op zo’n manier dat alle informatie met elkaar verbonden is. Zo krijg je snel en effectief inzicht in de historie rondom het design en de afspraken. Naast een EDMS heb je hiervoor ook geoptimaliseerde werkprocessen nodig inclusief de implementatie van Group Records Management.
Met regelmatige audits controleer je of alle processen voldoen aan relevante wet- en regelgeving. Daarnaast zijn duidelijke beleidsregels en training voor medewerkers cruciaal. Door deze maatregelen te integreren, wordt de veiligheid van gegevens verzekerd en worden juridische en operationele risico’s geminimaliseerd.
Kennismanagement helpt jou om innovatie te stimuleren door het systematisch vastleggen, delen en benutten van kennis binnen jouw organisatie. Het bevordert samenwerking tussen teams, waardoor diverse perspectieven en expertise worden samengebracht om creatieve oplossingen te vinden.
De productiviteit neemt bovendien toe aangezien medewerkers minder tijd besteden aan het zoeken naar informatie en het uitvoeren van taken. Daarnaast neemt de snelheid en effectiviteit van beslissingen binnen jouw organisatie toe. Het is hierbij wel cruciaal dat de gebruikersadoptie groot is.
Er zijn vele systemen op de markt en daarom bestaat er niet zoiets als het beste documentbeheersysteem die door alle bedrijven gebruikt kan worden. Het beste systeem is sterk afhankelijk van de werkwijze binnen jouw bedrijf. Na een persoonlijk gesprek en de daarbij behorende inventarisatie, kijken we samen naar jouw behoeften en starten we een selectieproces om de best passende EDMS te implementeren.
SharePoint is een krachtig Content Management Systeem van Microsoft dat wij zeker aanbevelen als een van de beste collaboratietools in de markt. Echter, je dient te beschikken over een professioneel team dat zich dagelijks bezighoudt met alle updates en bugs (fouten) in SharePoint. Microsoft introduceert immers dagelijks nieuwe updates om het product te verbeteren.
Daarnaast heeft SharePoint ook diverse andere tools nodig (denk aan API’s en individuele computer programma’s) om het als EDMS te gebruiken. Indien je niet beschikt over SharePoint specialisten en jouw budget is beperkt, dan raden wij SharePoint ten strengste af als EDMS. Wel kun jij een effectieve interface bouwen tussen SharePoint en jouw EDMS.
Het grootste gevaar bij kennismanagement is het risico op kennisverlies, vooral bij personeelsverloop of onvoldoende documentatie. Zo kan waardevolle expertise verloren gaan wat leidt tot verminderde productiviteit en inefficiënte processen. Andere gevaren zijn slechte toegang tot informatie en beveiligingsrisico’s.
Dit kan leiden tot compliance-problemen en een vertrouwensbreuk binnen jouw organisatie. Dit kan op zijn beurt weer zorgen voor een inefficiënte organisatie met stijgende kosten. Zonder goed beheer kan kennismanagement ook leiden tot een overload aan informatie, wat de effectiviteit juist vermindert. Het is daarom belangrijk om een kennismanager aan te stellen die dit in goede banen leidt.
Als Eqibim Group zijn wij actief in heel Europa inclusief Turkije. Onze ondersteuning is echter niet alleen beperkt tot deze landen. Wij bieden wereldwijde support, op locatie of op afstand, om mee te helpen aan de ontwikkeling rondom kennismanagement en software ontwikkelingen, -innovaties en -optimalisaties. Onze field engineering checks en 3D scans van jouw installatie zijn momenteel wel alleen in de Benelux beschikbaar.
Allereerst inventariseren wij welke typen informatie er aanwezig zijn in jouw archief. Verder gaan wij na welke formaten er zijn, welke voorzorgsmaatregelen er benodigd zijn, welke metadata noodzakelijk en gewenst is, op welke wijze deze metadata aangeleverd dient te worden en of er geautomatiseerde tools binnen de organisatie beschikbaar zijn.
Vervolgens is het noodzakelijk om de prioriteit van de informatie aan te geven. Afhankelijk van de hoeveelheid informatie en de benodigde activiteiten kunnen we beoordelen wat het benodigde budget is en wat de optimale doorlooptijd is.
Onze experts kijken samen met jouw team naar de huidige situatie inclusief de beschikbare procedures en instructies. Vervolgens beoordelen we aan de hand van de ISO 55000 (en ISO 55001 & ISO 55002) standaarden of de benodigde elementen al zijn geïmplementeerd. Vervolgens verifiëren we of deze overeenkomen met jullie eigen richtlijnen om de optimalisatieslag succesvol te kunnen implementeren.
Het is hierbij wel de vraag of het huidige Asset Management Systeem de mogelijkheid biedt om de optimalisatie door te voeren. Mogelijk dient er een andere tool gebruikt te worden. Dit wordt gedurende onze inventarisatie inzichtelijk en wordt meegenomen in ons plan van aanpak om dit in goede banen te leiden.
Heb jij een uitdaging rondom kennismanagement? Neem dan direct contact met ons op. Vraag een gratis consult aan of maak een afspraak voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
De sleutel tot succes is het traceerbaar maken van de kennis binnen uw bedrijf.